PEC: quando ha valore legale e quando no

Cosa certifica davvero la PEC

La PEC non certifica semplicemente che hai cliccato "invia". Genera ricevute che attestano l'invio e l'avvenuta consegna del messaggio. In più, tutela l'integrità del messaggio trasmesso nel sistema PEC.

Tradotto: puoi dimostrare che quel messaggio è partito e che è stato consegnato alla casella del destinatario.

Quando ha valore legale

Nel caso tipico di PEC verso PEC, la comunicazione ha valore legale analogo a una raccomandata A/R per quanto riguarda prova dell'invio e della consegna.

Questo però non significa che qualsiasi contenuto allegato diventi automaticamente "firmato" o che la PEC basti sempre per ogni adempimento: dipende dal tipo di atto e dalle eventuali regole specifiche applicabili.

Quando non basta da sola

• Quando la norma o la procedura richiede una firma digitale o un altro requisito formale specifico.
• Quando vuoi provare non solo la consegna, ma anche l'identità del sottoscrittore di un documento allegato: in quel caso può servire una firma elettronica adeguata.
• Quando invii a una casella non PEC: in quel caso la catena di certificazione cambia e la prova non è equivalente al caso classico PEC-PEC.

Quali ricevute devi conservare

Le ricevute più importanti sono due:

1. Ricevuta di accettazione: conferma che il gestore del mittente ha preso in carico il messaggio.
2. Ricevuta di avvenuta consegna: conferma che il gestore del destinatario lo ha consegnato alla casella PEC di destinazione.

Se devi dimostrare l'invio, non conservare solo il testo della mail: conserva anche le ricevute.

Tre falsi miti

"Se mando una PEC, qualcuno l'ha sicuramente letta"

No. La PEC prova la consegna nella casella, non la lettura effettiva da parte della persona.

"Se allego un PDF qualsiasi, è come firmarlo"

No. L'allegato non diventa firmato solo perché è stato spedito via PEC.

"Vale sempre e comunque per tutto"

No. Per alcune pratiche possono servire requisiti ulteriori.

In pratica: come ragionare

Se devi inviare una comunicazione formale, diffida, richiesta o documentazione a un soggetto che dispone di una PEC, la PEC è spesso lo strumento giusto. Se invece stai trasmettendo un documento che richiede sottoscrizione con effetti specifici, chiediti anche se serve una firma digitale, una firma qualificata o altri passaggi.