Le due ricevute che devi conoscere
Ricevuta di accettazione
È generata dal gestore PEC del mittente quando prende in carico il messaggio. In pratica ti dice che l'invio è entrato correttamente nel sistema PEC dal tuo lato.
Ricevuta di avvenuta consegna
È generata dal gestore PEC del destinatario quando il messaggio viene inserito nella casella PEC di destinazione. Non certifica che una persona lo abbia materialmente letto, ma è la ricevuta che documenta la consegna alla casella.
Quindi quale devo conservare?
Entrambe. Se la comunicazione può diventare importante, non archiviare soltanto la mail inviata. Conserva:
- il messaggio PEC originale con gli allegati;
- la ricevuta di accettazione;
- la ricevuta di avvenuta consegna;
- eventuali avvisi di mancata consegna o anomalie.
Così mantieni la sequenza completa: cosa hai inviato, quando è stato accettato dal sistema e se/quando è stato consegnato.
Completa, breve o sintetica?
Le regole tecniche PEC prevedono diversi tipi di ricevuta di avvenuta consegna:
- completa: contiene i dati di certificazione e il messaggio originale;
- breve: contiene i dati di certificazione e un estratto del messaggio originale;
- sintetica: contiene i dati di certificazione.
Per un archivio personale, la ricevuta completa è spesso la più comoda perché conserva più contesto insieme alla prova tecnica. Questo non significa che tu debba “convertire” manualmente le altre ricevute: conserva ciò che il gestore ti rilascia e, quando il servizio permette di scegliere, valuta la completa per le comunicazioni importanti.
Se arriva una mancata consegna
Non trattarla come una PEC consegnata. L'avviso di mancata consegna segnala che il messaggio non è stato depositato correttamente nella casella destinataria. Leggi la motivazione e valuta un nuovo invio o un canale alternativo previsto dalla procedura.
Come archiviarle senza impazzire
Per pratiche importanti crea una cartella con un nome riconoscibile e salva insieme messaggio e ricevute nel formato originale offerto dal gestore. Puoi aggiungere un PDF di cortesia per consultazione, ma evita di cancellare gli originali pensando che uno screenshot sia la stessa cosa.
Se il tuo gestore offre un servizio di conservazione a norma o un archivio dedicato, valuta le sue condizioni quando hai obblighi specifici di conservazione. Per l'uso quotidiano, la prima cosa è non perdere la catena dei messaggi originali.
La consegna prova anche la lettura?
No. La PEC certifica la consegna nella casella PEC. Non certifica che il destinatario abbia aperto e letto personalmente il messaggio.
Guida divulgativa: strumenti, interfacce e procedure possono cambiare. Per pratiche con conseguenze giuridiche, verifica sempre anche i requisiti specifici dell'ente o della procedura.